Contoh Email Follow Up untuk Berbagai Tahap Lamaran Kerja

Career Tips

Contoh Email Follow Up untuk Berbagai Tahap Lamaran Kerja

Kamu sudah mengirimkan resume tapi tidak dibalas? Atau setelah wawancara kamu tidak kunjung mendengar hasil? Mungkin kamu perlu mengingatkan rekruter dengan mengirimkan email follow up.

Source : www.canva.com

Berdasarkan Cambridge Dictionary, follow up berarti suatu tindakan yang dilakukan untuk menyelesaikan aksi sebelumnya-- atau membuatnya lebih sukses. Dalam hal lamaran kerja, contoh dari aksi sebelumnya termasuk:

  1. mengirimkan Resume
  2. wawancara
  3. batas akhir pengumuman

dan mengirimkan email adalah tindakan yang dilakukan agar membuatnya lebih sukses.

Artikel dari The Balance Careers menyatakan bahwa sebagian besar hiring manager setuju bahwa menindaklanjuti dengan cara yang sopan dan profesional akan membantu kamu untuk menonjol dibandingkan pelamar lain. Dengan frekuensi yang tepat, email follow up dapat menunjukkan bahwa kamu adalah kandidat yang antusias dengan pekerjaan tersebut. Namun jika berlebihan, hal ini juga dapat mengganggu rekruter sehingga pada akhirnya merugikan proses lamaran kerjamu.

Catatan: Ingat bahwa semua aktivitas yang dilakukan dalam proses lamaran kerja, termasuk email follow up adalah untuk memberikan sebanyak mungkin kesan positif kepada rekruter.

Tata cara mengirimkan email follow up

Email adalah platform yang paling umum dan dinilai profesional untuk memulai proses pendaftaran kerja. Tim perekrutan menyukai email karena data pelamar dapat terdokumentasi dengan rapi sehingga mudah dicari, dan email juga memberi keleluasaan untuk membalas pada waktu yang sesuai. Namun, jika proses sudah berlanjut dan rekruter lebih nyaman menghubungi via whatsapp maupun cara lain, prinsip dan strategi yang sama juga tetap dapat kamu terapkan.

Tantangan follow up melalui email adalah mencari cara agar email kamu bisa menangkap perhatian rekruter di antara ribuan email lainnya. Seperti gambar di bawah, subjek dan bagian pembukaan adalah 2 bagian yang akan muncul dalam sebuah email.

Contoh Subjek (kotak merah) dan Bagian Pembuka (kotak biru)

Maka kedua hal ini sangat penting untuk diperhatikan. Sebagus apapun isi emailmu, jika bagian ini tidak menarik maka kecil kemungkinannya untuk dibaca oleh rekruter. Buatlah kalimat yang menerangkan namun juga menarik. Berikut adalah beberapa hal yang sebaiknya kamu tuliskan:

Subjek - Tuliskan posisi yang kamu lamar dan nama kamu di bagian subjek, sehingga hiring manager dapat mengetahui kepentingan email tersebut saat sekilas mengecek email.

Bagian pembukaan - Usahakan untuk menuliskan nama hiring manager. Hal ini akan menyampaikan bahwa kamu sudah berusaha mengenal rekruter dengan menuliskan email yang personal khusus sehingga ini menunjukkan kesungguhan kamu.

Contoh email follow up

Dilansir dari The Muse, berikut adalah beberapa contoh email follow up yang biasanya diperlukan dalam lamaran kerja:

  1. Follow up untuk resume

Timeline : 1-2 minggu setelah mengirimkan resume

Source : www.canva.com

Hal yang paling terutama adalah tuliskan job title [1] yang dilamar dan kapan kamu mengirim lamaran kerja tersebut [2]. Setelah itu, berikan deskripsi singkat tentang diri kamu yang tentunya relevan dengan posisi yang diinginkan [3] dan akhiri dengan Call To Action (CTA) [4]. Jangan lupa untuk melampirkan kembali dokumen seperti CV, cover letter, dan portofolio agar mempermudah rekruter saat mengumpulkan informasi tentang dirimu.

Contoh #1

Kepada Bapak/Ibu [nama],

Hiring Manager [nama perusahaan],

Perkenalkan saya [nama]. Sekitar 2 minggu yang lalu [2], saya mengirimkan lamaran pekerjaan untuk posisi Digital Marketing Specialist [1], namun sampai saat ini saya belum mendapatkan balasannya. Saya ingin konfirmasi penerimaan lamaran saya dan sekaligus memperkenalkan diri kembali.

Saya adalah pengikut setia instagaram @XYZ sejak tahun 2018, dan selalu terpukau dengan data e-commerce yang diproduksi. Selama 6 bulan terakhir ini, saya sudah mengerjakan lebih dari 50 proyek dan menangani klien dari Singapura, di beberapa channel digital seperti Social Media Ads, SEO, CRM, Content Marketing, dan Social Media Organic. [3]

Dengan pengalaman ini, saya yakin dapat menjadi aset tambahan yang berharga untuk perusahaan anda. Terlampir adalah CV, cover letter, dan portofolio saya. Jika anda butuh informasi lebih lanjut, saya bisa dihubungi di email [email protected] atau nomor telepon 0878xxxxxxx. [4]

Terima kasih untuk kesempatannya. Saya berharap mendengar kabar baik dari anda.

Salam,

[nama lengkap]

Jika setelah mengirimkan CV namun kamu belum mendapat balasan dari hiring manager, kamu bisa mengirimkan pesan ini melalui e-mail maupun menghubungi via LinkedIn dengan template yang serupa.

2. Follow up untuk wawancara

Timeline: Beberapa jam setelah pertemuan

Source : www.canva.com

Ini adalah kesempatan mengungkapkan terima kasih pada hiring manager atas waktu yang disediakan [1]. Agar lebih berkesan, kamu juga bisa menuliskan ulang bagian dari percakapan yang paling diingat [2]; baik itu tentang perusahaan maupun kesamaan personal dengan rekruter. Jika diperlukan, kamu juga bisa melengkapi jawaban susulan dari pertanyaan yang dirasa kurang maksimal saat di wawancara [3]. Berikut adalah contoh templatenya:

Contoh #2

Dear Bapak/Ibu [nama]

Terima kasih untuk percakapannya hari ini [1], saya senang mengenal dan belajar lebih tentang [nama perusahaan] dan proyek X yang sedang kerjakan [2]. Saya semakin yakin bahwa ini adalah posisi pekerjaan dan waktu yang tepat baik bagi perusahaan maupun diri saya, dan saya siap untuk membuktikannya.

Berikut terlampir informasi tambahan terkait [pertanyaan] yang kita perbincangkan tadi. Jika butuh diskusi lebih lanjut, saya sangat terbuka untuk menjelaskannya kembali. [3]

Sekali lagi, terima kasih atas waktunya hari ini dan saya berharap bisa berbincang lebih banyak lagi dengan anda kedepannya.

Salam,

[nama lengkap]

Catatan: Semoga liburan di Jogja akhir pekan ini menyenangkan. Jangan lupa mampir ke gudeg ternikmat se-Jogja: Gudeg Bromo! [2]

Pernyataan tambahan mengenai hal personal ini membuktikan bahwa kamu mendengarkan percakapan dengan seksama dan menunjukkan kemampuanmu menjalin hubungan dengan orang baru dengan cepat.

3. Follow up pengumuman hasil akhir

Timeline: 2-5 hari setelah deadline yang ditentukan

Source : www.canva.com

Banyak orang yang tidak mengetahui hal ini, namun sesungguhnya seorang pelamar kerja berhak menanyakan kapan dia akan diberikan konfirmasi hasil akhir. Menanyakan hal ini ketika wawancara agar bisa di follow up nantinya.

Perlu dimengerti bahwa keputusan untuk menerima karyawan baru berbeda di setiap perusahaan, bahkan tergantung urgensi dan kebutuhan divisi. Email follow up dapat membantu mengingatkan rekruter tentang proses kamu, namun jangan sampai membuat mereka terganggu/kewalahan. Jadi pesan ini harus memberi kesan friendly reminder.

Contoh #3

Dear Bapak/Ibu [nama]

Saya harap anda sedang dalam kondisi yang baik. Kemarin saya baru melihat postingan baru tentang tren e-commerce 2020 yang anda posting, dan artikel itu sangat penuh dengan ilmu!!

Saya juga ingin konfirmasi ulang. Berdasarkan percakapan kita minggu lalu, hasil untuk posisi Digital Marketing Specialist akan diumumkan minggu ini. Apakah sudah ada kabar? Jika ada yang perlu saya kerjakan untuk membantu proses pengambilan keputusan anda, saya sangat terbuka untuk melakukannya.

Terima kasih,

[nama]

Tips terakhir adalah selalu lanjutkan percakapan di rangkaian email yang sama. Ini akan mempermudah pembaca untuk cek referensi dari percakapn yang selanjutnya, terutama ketika anda sudah di tahapan akhir.

Penutup

Terkadang pelamar terlalu sibuk menyempurnakan CV dan melatih wawancara sehingga melupakan bagian transisi yang cukup penting, yaitu email follow up ini.

Di RevoU, kamu bisa bertemu dengan career coach yang akan membimbing segala persiapanmu untuk bekerja di bidang tech mulai dari: membuat CV, merapihkan profil LinkedIn, menyusun portofolio, melatih wawancara dan berbagai best practice lainnya.

Program career coaching ini dapat kamu temukan jika mengikuti program :

di mana kamu akan belajar langsung dari profesional yang bekerja di startup unicorn seperti Tokopedia, Gojek, Traveloka, Grab yang akan melatihmu agar siap bekerja di industri 4.0.

pst, ada jaminan kerja sampai 100% juga loh!

Teaching driven individuals the skills they need to accelerate their career in the tech industry

Ivy Vilory

Ivy Vilory

Vilory is Content Marketing Executive at RevoU. She graduated as Bachelor of Tourism, writes on Medium 'Life with Vilory' and talks on podcast 'PODCAR'. Connect with her on LinkedIn: Vilory Ivy!